ExcelやWordの文書でPDFファイルにして、保存しておいたり、取引先にメール添付で送信したりすることは日常的に行われているだろう。この際、PDF作成ツールなどを購入していないだろうか。実は、Excel／Wordは特別なソフトウェアなしにPDFファイルへの出力が行える。ただ、パスワード付きPDFファイルにする場合には注意が必要だ。
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対象：Word 2013／2016／2019／365、Excel 2013／2016／2019／365
■記事内目次
見積書や領収書、契約書などをやりとりする場合、「Microsoft Excel（エクセル）」や「Microsoft Word（ワード）」のファイル（xlsxファイルやdocファイル）ではなく、いったんPDFファイルにして変換してから送付する、というケースも多い。PDFファイルにすれば、受け取った相手はWebブラウザで中身を見ることができるし、勝手に修正して悪用されにくい（実際には、PDFファイルを直接編集することも可能だが）と思われているからだろう。
また、PDFファイルでは、作成時にパスワードを付けて、閲覧を制限することもできる。
ただ、PDFを作成するには、市販のPDFツールが必要になると思っている人も多いようだ。
そこで、本Tech TIPSではExcel／Wordから、PDFファイルを作成する方法を紹介する。なお、ExcelとWordでPDFファイルの作成手順はほぼ同じなので、Excelを例に解説する。ただし、パスワード付きのPDFファイルの作成は、Wordしか対応していないので、この点についてはWordで解説を行う。
その1：印刷機能でPDFファイルを作成する
古くからのWindows OSユーザーにはなじみのある方法が、印刷の際にプリンタとして「PDF仮想プリンタ（PDFツール）」を選択してPDFファイルを作成する方法ではないだろうか。
PDF形式にしたいブックファイルや文書ファイルをExcel／Wordで開き、［ファイル］−［印刷］を選択し、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択して、［印刷］ボタンをクリックすればよい。印刷の向きや用紙サイズを変更したい場合は、印刷前に［プリンターのプロパティ］リンクをクリックして、設定を行う。ただ、設定できる項目は少なく、フォントの埋め込みや画像の解像度などに関する設定、PDFファイルにパスワードを付けることなどはできない。
その2：サードパーティー製の仮想PDFプリンタを使う
フォントの埋め込み方法や画像の解像度などを設定したり、パスワード付きのPDFファイルを作成したりしたい場合は、「Microsoft Print to PDF」の代わりにサードパーティー製の仮想PDFプリンタを利用するという手がある。
無償で利用できる仮想PDFプリンタには、主として以下のようなものがある。
また、Adobe Acrobat DC（Adobe）やJUST PDF 4（ジャストシステム）、いきなりPDF（ソースネクスト）といった有償の製品もある。
以下ではCubePDFの利用例を紹介しよう。
その3：［名前を付けて保存］または［エクスポート］を選択してPDF形式で保存する
ここまで説明した仮想PDFプリンタを使わずとも、Excel／Word単体でPDF形式への変換と保存が可能だ。それにはまず［ファイル］−［名前を付けて保存］を選択し、右ペインで［参照］などを選択して、［名前を付けて保存］ダイアログを開く。
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April 06, 2020 at 03:00AM
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