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新型コロナウイルスの感染拡大が社会に様々な影響を与えている。特に働き方への影響は大きく、多くの人が在宅でのリモートワークに切り替えざるを得ない状況を経験している。それと同時に、リモートワークにはまだ課題も残されていることが見えてきた。
｢自宅での作業でも効率を落とさないためには、どんなツールが必要？｣
｢リモートワークで社内外の人と仕事をする際に、気をつけるべきことは？｣
日本でのサービス提供がスタートしたばかりのコラボレーションツール｢Lark｣の機能を紹介しつつ、リモートワークを円滑にこなすための方法についても探った。
オフラインでもオンラインでも、同じように働けることが重要
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これまでの働き方は、オフィスへの出社や取引先への訪問など“オフライン”が主流だった。それに対して、自宅やシェアオフィスなどからのリモートワークは“オンライン”が基本。当然、環境には違いが生まれるが、仕事を進める上でのコミュニケーションの質や作業効率が下がってしまっては意味がない。オンラインでもオフラインと同じように働けるよう工夫するのが、リモートワークの課題だ。
例えば、オフラインでは容易にできる“会話”を、どのようにオンラインでも確保するか。単純な伝達事項を伝えるにはチャットを使用し、ビジネスの気付きを得るための雑談や信頼感が重視される商談はビデオ会議を使用するといったように、話す内容や相手、場の温度感に合わせて手段を変えることも必要になってくる。
また、共に仕事を進めるメンバーとの情報共有やスケジュール管理も重要だ。資料や文書のファイルをクラウド上の1カ所に集約させるとともに、メンバー全員が“どこで、何をしているか”がひと目でわかるようにするための仕組みもあるといいだろう。
スマホでもPCでも。完全無料の注目コラボレーションツールLark
昨今の不可抗力とも言える事態によりリモートワークの導入が進んだことで、社内外の人たちと円滑に仕事を進めるためのコラボレーションツールに注目が集まっている。
2019年10月に日本でのサービス提供が開始されたLarkも、そんなツールのひとつだ。iPhoneやiPad、Androidスマホ／タブレットのほか、PC（Mac／Windows）向けにもアプリが用意されており、ユーザーはすべての機能を無料で利用することができる。
チャットをベースに様々な機能を統合、モバイルでも使いやすい
Larkのベースはチャット。チャットツールを中心に、カレンダーやオンラインドキュメントなどの他の機能が同一のプラットフォームにまとめられている。
提供：Lark
【特徴１】チャット、ビデオ会議……ビジネスツールがひとつにまとまっている
Larkの特徴としてまず挙げられるのは、チャットをベースとした統合型のコラボレーションツールであること。今やメールに代わって、ビジネス現場での主要なコミュニケーション手段となりつつあるチャットを軸に、カレンダーやオンラインドキュメント、クラウドストレージ、ビデオ会議といった機能がひとつのプラットフォームにまとめられている。
これは、仕事の生産性を考える上で非常に重要な要素だ。なぜなら、上に挙げたような機能をそれぞれ別のアプリやサービスで利用するとなると、それぞれに異なる操作方法やインターフェースの“クセ”に慣れるのに時間と労力を費やすことになるからだ。また、仕事中に複数のツールを切り替えるのに手間がかかり、無駄なスイッチングコストが発生するという問題も解決できる。
Larkでは、各機能が同じプラットフォーム上に用意されているため、操作方法の習熟が容易になる。また、それぞれの機能は常時同期されており、切り替えがスムーズに行なえるようになっているのもポイントだ。
チャットからクラウドストレージまで、フルバージョンが無料
【特徴２】すべての機能を“無料”で利用できる
もうひとつの特徴は、すべての機能が利用できるフルバージョンのLarkが無料で提供されていることだ。無料提供される内容には、5000名まで参加可能なグループチャット、1企業あたり200GBまでのクラウドストレージ、50名まで参加可能なビデオ会議（1ミーティングあたり最大24時間）などが含まれる。また、営業日にはチャットによるサポート（10時〜19時）も受けられる。
事業資金に余裕のないスタートアップ企業はもちろん、なるべく低コストでリモートワーク環境の導入を検討している企業にとっては、大きなメリットだ。さらに、Larkでは、勤怠管理や会議室予約、承認ワークフロー、社内ヘルプデスクといった機能も備える。どれもシステム構築にはコストや時間がかかる機能だが、Larkの場合はこちらの追加コストがかからないのもメリットになる。
ビデオ会議も音声通話も文書作成も、チャットからワンクリック
Larkのチャット画面。メッセージが画面に縦並びで整理され、メッセージが投稿されたグループは自動的に最上位に移動する仕組み。
提供：Lark
【特徴３】すべての機能はチャットからワンクリック
ここからは、Larkの主な機能について見ていこう。
まずすべてのベースになるチャット機能だが、メッセージが画面に縦並びで整理され、メッセージが投稿されたグループは自動的に最上位に移動する仕組みになっている。そのため、最新のメッセージを見つけやすく、重要な情報を見逃してしまうことを防ぐことができる。また、チャット画面からそのまま音声通話やビデオ会議が利用でき、オフィスで対面しているのと同じようなコミュニケーションが可能だ。
カレンダー機能は、複数カレンダーの一覧表示が可能。チームメンバーや会議室のカレンダーを並べて表示し、ミーティングが可能な空き時間を探すことができる。また、作成したビデオ会議の予定のゲストにチャットグループ名を追加すれば、グループ全員を一括で招待できるのも効率的だ。
ビデオ会議への参加は、チャット画面からだけでなく、カレンダーの予定からもワンクリックで可能。
提供：Lark
文書作成や表計算などをオンラインで一括管理するのがオンラインドキュメント機能だ。複数のメンバーがリアルタイムで編集でき、議事録やプロジェクト管理などのテンプレートも利用可能。当然、セキュリティにも配慮されており、4段階の共有リンク権限やウォーターマーク（電子透かし）といった機能が用意されている。
これまではIT企業やスタートアップ企業を中心に導入されていたリモートワークだが、今や社会全体で現実的な選択肢として向き合う必要が出てきた。ただし、リモートワークは手段であって、最も重要な目的は“誰もが自分の最大のパフォーマンスで働く”こと。今後は、目的を達成するのに最適なツールを選び、適切に利用していくことが重要になるだろう。
Larkについて詳しくはこちらから。
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March 30, 2020 at 09:18AM
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自宅作業でも効率を落とさない。無料でも機能充実のリモートワーク促進ツール｢Lark｣とは？ - Business Insider Japan
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